Para anticipar una desviación no basta con sumar las facturas recibidas. Necesitas una fecha de corte común, el presupuesto aprobado y una estimación del coste que queda por incorporar. Este método permite revisar el riesgo antes de que el cierre confirme una pérdida de margen.
Separa cuatro magnitudes
Presupuesto de coste: la referencia aprobada para el alcance vigente. Conserva las versiones y documenta los cambios; sobrescribir el presupuesto elimina la explicación de la desviación.
Coste realizado: los consumos, servicios y horas reconocidos según los criterios de la empresa. Una recepción pendiente de factura exige un tratamiento coherente para que el coste no desaparezca temporalmente del análisis.
Compromisos pendientes: importes contratados todavía no incorporados al realizado. No utilices el total original de todos los pedidos si una parte ya se ha ejecutado.
Coste restante no comprometido: estimación del trabajo necesario que aún no tiene un compromiso registrado. Debe revisarla quien conoce el avance técnico.
Ejemplo de previsión de cierre
Ejemplo ilustrativo, sin datos de clientes: presupuesto de coste de 100.000 €, realizado de 60.000 €, compromisos pendientes de 25.000 € y trabajo no comprometido estimado en 20.000 €.
Coste estimado final = 60.000 + 25.000 + 20.000 = 105.000 €. La desviación prevista es de 5.000 €, un 5 % sobre el presupuesto de coste. Si el ingreso previsto se mantiene en 125.000 €, el margen estimado sería 20.000 €, antes de otros conceptos que no estén incluidos en ese coste.
El ejemplo presupone que las tres bolsas de coste no se solapan y que las cifras se calculan sobre la misma base. El tratamiento de impuestos y costes indirectos debe ser consistente en presupuesto y seguimiento.
Revisión semanal con responsables
Primero, fija la fecha de corte y comprueba partes, recepciones e incidencias pendientes. Después, revisa las partidas con mayor desviación absoluta y porcentual. Por último, registra causa, decisión, responsable y fecha de seguimiento.
Distingue entre variación de precio, mayor consumo, menor productividad y cambio de alcance. Cada causa exige una respuesta distinta: renegociar una compra no corrige unas horas de ejecución infravaloradas.
Errores que distorsionan el margen
Sumar pedido completo y factura duplica coste. Comparar avance físico con cobros confunde ejecución y tesorería. Repartir indirectos con reglas cambiantes impide comparar obras. Cerrar el mes sin revisar los tiempos pendientes infravalora la mano de obra.
Qué comprobar en una demo de ERP
Pide que una compra pase de compromiso pendiente a coste realizado y comprueba que el total previsto no se duplique. Repite el ejercicio con horas y una modificación de alcance. El informe debe permitir explicar el origen de la cifra.
Si tu equipo reconstruye este análisis en varias hojas de cálculo, revisa nuestro ERP para controlar costes y desviaciones de obra. En la demo podemos partir de un circuito representativo de tu empresa.
