El control de certificaciones exige que obra y administración trabajen con la misma referencia: contrato, unidad de trabajo, periodo y acumulado anterior. El objetivo operativo es explicar qué se valida y qué se traslada al circuito de facturación, conservando la trazabilidad de las diferencias.
Distingue medición, certificación y factura
La medición recoge cantidades ejecutadas según el criterio acordado. La certificación refleja el avance reconocido para un periodo. La factura pertenece al circuito administrativo. Estos documentos están relacionados, pero no deben sustituirse entre sí sin revisar su estado y alcance.
Esta guía describe controles de gestión; las condiciones de cada contrato determinan las reglas concretas de certificación, retención y liberación.
Datos mínimos para revisar una certificación
Registra la obra, proveedor o cliente, referencia contractual, capítulo o partida, unidad, precio acordado, cantidad del periodo y acumulado. Añade el estado de revisión, la persona responsable y los documentos que justifican cualquier ajuste.
Antes de aceptar una línea, contrasta si pertenece al alcance contratado, si existe un cambio aprobado y si parte de ese trabajo ya aparece en un periodo anterior. Separa lo propuesto de lo validado para que una discrepancia no se convierta en una cifra definitiva por error.
Ejemplo operativo de acumulados
Ejemplo ilustrativo: una partida tiene 100 unidades contratadas. En el periodo anterior se reconocieron 30 y el acumulado propuesto ahora es 55. La cantidad nueva es 25 unidades, siempre que el acumulado anterior sea definitivo y no existan correcciones.
Si se introducen 55 unidades como cantidad del periodo, se duplican las 30 ya reconocidas. Por eso el formulario y el informe deben identificar claramente si el dato es periódico o acumulado.
Subcontratas: quién valida cada diferencia
El responsable de obra comprueba la ejecución; el responsable del contrato revisa precios y cambios; administración verifica la correspondencia documental antes de facturar o registrar el documento del proveedor. El reparto puede variar, pero debe quedar definido.
Cuando exista una discrepancia, conserva el importe propuesto, el aceptado, el motivo y su estado. Una corrección debe poder reconstruirse sin borrar el historial del periodo anterior.
Retenciones: una regla explícita y un saldo trazable
Documenta la base sobre la que se calcula la retención, el porcentaje acordado y el evento que permite liberarla. Mantén separadas la retención practicada, la liberada y el saldo pendiente por contrato. No confundas ese saldo con una reducción del valor del trabajo ejecutado.
Prueba el circuito completo
En una demo, revisa una certificación inicial, otra acumulada, una discrepancia de proveedor y una liberación de retención. Comprueba qué validaciones y documentos requiere cada paso y cómo se refleja en la información económica del proyecto.
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